🛡️ Çalışan Verilerinin Silinmesi ve İmhası: KVKK Rehberi
Çalışan verilerinin silinmesi ve imhası, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında şirketlerin uyması gereken önemli bir yükümlülüktür. Bu süreç, hem çalışanların haklarını korumayı hem de şirketlerin yasal sorumluluklarını yerine getirmesini sağlamayı amaçlar.
⏰ Veri Saklama Sürelerinin Belirlenmesi
KVKK'ya uygun bir veri silme ve imha süreci için öncelikle
veri saklama sürelerinin belirlenmesi gerekmektedir. Bu süreler belirlenirken aşağıdaki faktörler göz önünde bulundurulmalıdır:
- ⚖️ Yasal Zorunluluklar: İlgili mevzuatta (örneğin, İş Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu) belirtilen saklama süreleri dikkate alınmalıdır.
- 🎯 İşleme Amaçları: Verilerin hangi amaçlarla toplandığı ve bu amaçların ne kadar süreyle devam edeceği belirlenmelidir.
- 🤝 İlgili Kişinin Hakları: Çalışanların verilerinin silinmesini veya anonim hale getirilmesini talep etme hakları göz önünde bulundurulmalıdır.
- ⏳ Veri Saklama Politikası: Şirketin veri saklama politikası oluşturulmalı ve bu politikada saklama süreleri açıkça belirtilmelidir.
🗑️ Veri Silme ve İmha Yöntemleri
Veri saklama süresi dolan veya işleme amacı ortadan kalkan çalışan verileri, KVKK'ya uygun olarak silinmeli veya imha edilmelidir. Veri silme ve imha yöntemleri, verinin türüne ve saklama ortamına göre değişiklik gösterebilir.
- 💾 Yazılımlar ile Silme: Verilerin bulunduğu dijital ortamlarda, verilerin üzerine birden fazla kez rastgele veriler yazılarak silinmesi sağlanabilir.
- 🧲 Manyetik Ortam İmhası: Manyetik ortamlarda (örneğin, hard diskler) saklanan veriler, özel cihazlar kullanılarak manyetik alanının bozularak imha edilmesi sağlanabilir.
- ⚙️ Fiziksel İmha: Kağıt üzerindeki veriler için yakma, öğütme veya parçalama gibi fiziksel imha yöntemleri kullanılabilir.
- ☁️ Bulut Ortamında Silme: Bulut ortamında saklanan verilerin silinmesi için, bulut hizmeti sağlayıcısının sunduğu silme araçları kullanılabilir ve silme işleminin geri döndürülemez olduğundan emin olunmalıdır.
📝 Veri Silme ve İmha Sürecinin Belgelenmesi
KVKK'ya uyumun önemli bir parçası da veri silme ve imha sürecinin belgelenmesidir. Şirketler, hangi verilerin ne zaman, nasıl ve hangi yöntemlerle silindiğini veya imha edildiğini kayıt altında tutmalıdır.
- 📅 Silme/İmha Tarihi: Verinin silindiği veya imha edildiği tarih kaydedilmelidir.
- 👤 Sorumlu Kişi: Silme veya imha işleminden sorumlu olan kişinin bilgileri kaydedilmelidir.
- 🛠️ Kullanılan Yöntem: Verinin silinmesi veya imhası için kullanılan yöntem belirtilmelidir.
- 📑 Doğrulama Kayıtları: Silme veya imha işleminin başarıyla tamamlandığını gösteren doğrulama kayıtları saklanmalıdır.
🚨 Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
*
Periyodik Kontroller: Veri saklama süreleri ve silme/imha süreçleri periyodik olarak kontrol edilmeli ve güncellenmelidir.
*
Çalışanların Eğitimi: Çalışanlar, veri koruma ve silme/imha süreçleri hakkında düzenli olarak eğitilmelidir.
*
Veri Güvenliği: Veri silme ve imha süreçleri sırasında veri güvenliğinin sağlanmasına özen gösterilmelidir.
*
KVKK'ya Uyum: Tüm süreçler KVKK ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmelidir.
❓ Sıkça Sorulan Sorular
*
Çalışan verileri ne kadar süreyle saklanabilir?
* Çalışan verilerinin saklanma süresi, yasal zorunluluklara ve işleme amaçlarına göre değişir. Örneğin, İş Kanunu'na göre bazı belgelerin belirli bir süre saklanması zorunludur.
*
Veri silme ve imha süreçlerinde nelere dikkat edilmelidir?
* Verilerin güvenli bir şekilde silinmesi veya imha edilmesi, sürecin belgelenmesi ve KVKK'ya uygun hareket edilmesi önemlidir.
*
KVKK'ya aykırı veri silme/imha durumunda ne gibi yaptırımlar uygulanabilir?
* KVKK'ya aykırı durumlarda idari para cezaları, hukuki sorumluluklar ve itibar kaybı gibi yaptırımlar uygulanabilir.
🎯 Sonuç
Çalışan verilerinin silinmesi ve imhası, KVKK'ya uyumun kritik bir parçasıdır. Şirketlerin, veri saklama sürelerini doğru belirlemesi, uygun silme/imha yöntemlerini kullanması ve süreci belgelemesi gerekmektedir. Bu sayede hem çalışanların hakları korunacak hem de şirketlerin yasal sorumlulukları yerine getirilmiş olacaktır.
