🛡️ İşveren Veri İşleme Politikası: KVKK'ya Uygunluk Kontrol Listesi
İşverenlerin, çalışanlarının kişisel verilerini işlerken KVKK'ya (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) uyum sağlaması yasal bir zorunluluktur. Bu uyumu sağlamak için dikkat edilmesi gereken birçok nokta bulunmaktadır. Aşağıdaki kontrol listesi, işverenlerin veri işleme politikalarını KVKK'ya uygun hale getirmelerine yardımcı olacaktır.
- 📝 Veri İşleme Envanteri Oluşturma: Hangi kişisel verilerin, hangi amaçlarla ve hangi süreyle işlendiğinin belirlenmesi.
- 🎯 Hukuki Dayanak Belirleme: Veri işlemenin hangi hukuki dayanağa (açık rıza, sözleşme, kanun vb.) dayandığının tespit edilmesi.
- 📜 Aydınlatma Yükümlülüğü: Çalışanların, kişisel verilerinin işlenmesi hakkında açık, anlaşılır ve eksiksiz bir şekilde bilgilendirilmesi. Aydınlatma metninin hazırlanması ve çalışanlara sunulması.
- ✅ Açık Rıza Alma (Gerekliyse): Veri işlemenin hukuki dayanağı açık rıza ise, rızanın ilgili kişiden özgür iradesiyle, bilgilendirilmiş olarak ve açıkça alınması.
- 🔒 Veri Güvenliği Tedbirleri: Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınması.
- 🔑 Teknik Tedbirler: Şifreleme, erişim yetki matrisi, güvenlik duvarları, veri maskeleme, veri kaybı önleme yazılımları (DLP) vb.
- 🛡️ İdari Tedbirler: Veri güvenliği politikaları, çalışanların eğitimi, risk değerlendirmesi, denetimler vb.
- 📤 Veri Aktarımı: Kişisel verilerin üçüncü kişilere (örneğin, bulut hizmeti sağlayıcıları, bordro şirketleri) aktarılması durumunda, KVKK'ya uygunluğun sağlanması. Yurt dışına veri aktarımında ek önlemlerin alınması.
- ⏱️ Veri Saklama Süreleri: Kişisel verilerin, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanması ve bu sürenin sonunda silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
- 👤 İlgili Kişi Hakları: Çalışanların KVKK'dan doğan haklarını (bilgi alma, erişim, düzeltme, silme, itiraz vb.) kullanabilmelerinin sağlanması ve başvurulara zamanında cevap verilmesi.
- 🚨 Veri İhlali Bildirimi: Kişisel veri ihlali yaşanması durumunda, KVKK'da belirtilen süreler içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na bildirimde bulunulması.
- 📝 Politika ve Prosedürler: KVKK uyumunu sağlamak için gerekli politika ve prosedürlerin (örneğin, veri imha politikası, veri ihlali müdahale planı) oluşturulması ve düzenli olarak güncellenmesi.
- 👨⚖️ Hukuki Danışmanlık: KVKK uyum sürecinde bir hukuk uzmanından danışmanlık alınması, politika ve prosedürlerin hukuki açıdan değerlendirilmesi.
❓ İşveren Veri İşleme Politikasında Dikkat Edilmesi Gereken Kritik Sorular
🔑 Veri İşleme Amaçları ve Hukuki Dayanaklar
- ❓ Hangi kişisel verileri topluyorsunuz?
- ❓ Bu verileri hangi amaçlarla işliyorsunuz?
- ❓ Her bir veri işleme faaliyeti için hangi hukuki dayanağa (örneğin, açık rıza, sözleşme, yasal yükümlülük) dayanıyorsunuz?
- ❓ Açık rıza gerektiren durumlarda, rızayı nasıl alıyorsunuz ve bu rızanın KVKK'ya uygun olduğundan nasıl emin oluyorsunuz?
🛡️ Veri Güvenliği ve Saklama
- ❓ Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için hangi teknik ve organizasyonel önlemleri aldınız?
- ❓ Verilere yetkisiz erişimi engellemek için neler yapıyorsunuz?
- ❓ Veri saklama süreleriniz nelerdir ve bu süreler KVKK'ya uygun mu?
- ❓ Veri saklama süreleri dolduğunda verileri nasıl siliyorsunuz, yok ediyorsunuz veya anonim hale getiriyorsunuz?
📜 Aydınlatma ve İlgili Kişi Hakları
- ❓ Çalışanlarınızı kişisel verilerinin işlenmesi hakkında nasıl bilgilendiriyorsunuz?
- ❓ Aydınlatma metniniz KVKK'nın gerekliliklerini karşılıyor mu?
- ❓ Çalışanların KVKK'dan doğan haklarını (erişim, düzeltme, silme, itiraz vb.) nasıl kullanmalarını sağlıyorsunuz?
- ❓ Bu haklarla ilgili başvurulara ne kadar sürede cevap veriyorsunuz?
📤 Veri Aktarımı ve Üçüncü Taraflar
- ❓ Kişisel verileri üçüncü taraflarla (örneğin, bulut hizmeti sağlayıcıları, bordro şirketleri) paylaşıyor musunuz?
- ❓ Bu üçüncü taraflarla KVKK'ya uygun sözleşmeleriniz var mı?
- ❓ Yurt dışına veri aktarımı yapıyorsanız, KVKK'nın gerektirdiği ek önlemleri alıyor musunuz?
🚨 Veri İhlali Yönetimi
- ❓ Bir veri ihlali durumunda nasıl bir süreç izliyorsunuz?
- ❓ İhlali ne kadar sürede Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na bildiriyorsunuz?
- ❓ İhlalden etkilenen kişileri nasıl bilgilendiriyorsunuz?
