Okul aile birliği toplantı tutanağı örneği

Question

Okul aile birliği toplantısında tutanak tutmamız istendi ama daha önce hiç hazırlamadım. Toplantıda nelerin yazılması gerektiğini tam olarak bilmiyorum. Özellikle alınan kararların nasıl ifade edileceği konusunda örnek görmek istiyorum.

Answer 1

# 🏫 Okul Aile Birliği Toplantı Tutanağı Örneği: Resmi ve Eksiksiz Bir Kılavuz

📋 Toplantı Tutanağı Nedir ve Neden Önemlidir?

Okul Aile Birliği toplantıları, eğitim sürecinin en önemli paydaşlarını bir araya getiren resmi buluşmalardır. Alınan kararların kayıt altına alınması, sorumlulukların netleşmesi ve şeffaflık için bir toplantı tutanağı düzenlemek yasal bir zorunluluktur. Bu belge, yapılan çalışmaların somut kanıtı ve gelecek toplantılar için yol haritasıdır.

✍️ Tutanak Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

• 📅 Tarih, saat ve yer mutlaka belirtilmelidir.
• 👥 Toplantıya katılanlar (isim, unvan) ve katılmayanlar listelenmelidir.
• 📑 Gündem maddeleri önceden belirlenmeli ve tutanakta aynen yer almalıdır.
• ✅ Alınan kararlar maddeler halinde, net ve anlaşılır bir dille yazılmalıdır.
• ⏱️ Her karar için sorumlu kişi/kişiler ve tamamlanma süresi belirlenmeli ve yazılmalıdır.
• 🖊️ Tutanağın sonunda başkan, yazman ve üyelerin imzası bulunmalıdır.

📄 Okul Aile Birliği Toplantı Tutanağı Örneği (Şablon)

🏛️ [OKULUN ADI] OKULU OKUL AİLE BİRLİĞİ [ORDİNARYÜS/GENEL) KURUL TOPLANTI TUTANAĞI

Toplantı No: 2023-2024/2
Toplantı Tarihi: 15 Kasım 2023
Toplantı Saati: 18:00
Toplantı Yeri: Okul Kütüphanesi

📝 Toplantıya Katılanlar:

• Ahmet Yılmaz (Okul Müdürü)
• Fatma Kaya (Okul Aile Birliği Başkanı)
• Mehmet Demir (Okul Aile Birliği Saymanı)
• ... (Diğer yönetim kurulu üyeleri ve veliler)

❌ Toplantıya Katılmayanlar:

• Zeynep Şahin (Mazeretli)

🗓️ Gündem Maddeleri:

1. Açılış ve yoklama.
2. Bir önceki toplantı tutanağının okunması ve onaylanması.
3. Kermes gelirlerinin değerlendirilmesi ve bütçe planlaması.
4. Okul bahçesinin düzenlenmesi projesi.
5. Öğrencilere yönelik sosyal etkinlik önerileri.
6. Dilek ve temenniler, kapanış.

📋 Gündem Maddelerinin Görüşülmesi ve Alınan Kararlar

1. Açılış ve Yoklama:

Toplantı, Okul Aile Birliği Başkanı Fatma Kaya tarafından açıldı. Yoklama yapıldı ve toplantı yeter sayısının olduğu tespit edildi.

2. Bir Önceki Toplantı Tutanağının Okunması:

Bir önceki toplantı tutanağı okundu. Oybirliği ile onaylandı.

3. Kermes Gelirleri ve Bütçe:

Ekim ayında düzenlenen kermesten elde edilen 8.750 TL net gelir raporlandı. Bu gelirin kullanımı görüşüldü.

Alınan Karar: Gelirin;

• %50'sinin (4.375 TL) fen laboratuvarı malzemeleri alımına,
• %30'unun (2.625 TL) spor kulübü malzemelerine,
• %20'sinin (1.750 TL) ise acil ihtiyaç fonuna ayrılmasına karar verildi.

Sorumlu: Mehmet Demir (Sayman)
Termin: Bütçe dağılım raporunun bir sonraki toplantıda sunulması.

4. Okul Bahçesi Projesi:

Bahçedeki oyun alanlarının boyasının silindiği ve bazı bankların kırık olduğu belirtildi.

Alınan Karar: Belediyenin park ve bahçeler birimi ile iletişime geçilerek:

• Oyun alanı zemin çizgilerinin yenilenmesi,
• Kırık bankların onarılması veya değiştirilmesi için destek talep edilmesine karar verildi.

Sorumlu: Fatma Kaya (Başkan) ve Sertaç Öz (Üye)
Termin: 30 Kasım 2023

5. Sosyal Etkinlik Önerileri:

Velilerden gelen "Aile-Çocuk Kitap Okuma Etkinliği" önerisi tartışıldı.

Alınan Karar: Aralık ayının son haftasında, kütüphanede sıcak çikolata eşliğinde bir kitap okuma etkinliği düzenlenmesine karar verildi. Organizasyon için bir komisyon kuruldu.

Komisyon: Ayşe Gül, Can Aydın, Elif Mertoğlu
Termin: Etkinlik planının 10 Aralık'ta hazır olması.

6. Kapanış:

Başkan Fatma Kaya, katılımlar için teşekkür ederek bir sonraki toplantı tarihinin 10 Ocak 2024 olarak belirlendiğini duyurdu ve toplantıyı kapattı.

🖊️ İmzalar

Okul Aile Birliği Başkanı: Fatma Kaya _________________
Okul Aile Birliği Yazmanı: Sertaç Öz _________________
Okul Müdürü: Ahmet Yılmaz _________________

Üyeler:
Mehmet Demir _________________
Ayşe Gül _________________
... (Diğer katılımcılar)

💡 Son Tavsiyeler

Bu örnek şablon, ihtiyacınıza göre uyarlanabilir. Tutanağı PDF formatında saklamak ve tüm üyelere e-posta ile iletmek en profesyonel yoldur. Unutmayın, iyi tutulmuş bir tutanak, okul-aile işbirliğinin sağlam temeller üzerinde yükselmesini sağlar. 👨‍👩‍👧‍👦✨